El Facility Management como herramienta de gestión sostenible en las empresas

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¿UNA NUEVA PROFESIÓN SOSTENIBLE?

Las empresas de “recruitment” publican cada vez más ofertas de empleo con la frase “la empresa X, busca Facility Manager con inglés”, en las redes sociales profesionales cada vez hay más perfiles como “Facility Manager”, pero realmente, ¿saben tanto las primeras como los segundos la definición global de Facility Manager?¿conocen esta disciplina en toda su magnitud?, ¿están preparadas las empresas reclutadoras para cumplir con sus clientes finales y localizar y contratar a buenos profesionales del Facility Management?

Poco a poco las empresas empiezan a ampliar sus departamentos de Servicios Generales e incluyen áreas de Facility Management, pero ¿conocen todos sus servicios y los beneficios que podrían aportar a sus empresas?, o lo que es mejor, ¿a sus negocios?.

Debido a la coyuntura económica actual, las empresas y organizaciones se plantean nuevos planes de empresa, sus líneas de negocio, sus nuevas inversiones, sus organigramas y cuadros de mando e incluso sus objetivos y estrategias, y todo en busca de maximizar sus recursos, buscar otros mercados y clientes, ahorrar en sus gastos generales, mejorar sus servicios e imagen, incorporar planificaciones y simplificación de procedimientos, etc, en general, quieren mejorar sus resultados y ejercicios, haciéndose más competentes, sostenibles e innovadoras.

EL FACILITY MANAGEMENT. QUÉ ES

El Facility Management (FM), según la UNE-EN 15221, se define como la gestión de los inmuebles/edificios y los servicios soporte vinculados a ellos. Se trata de una disciplina organizacional, entendiendo ésta como empresa, ONG, AAPP, etc, cuyo objetivo es apoyarla en sus KPI´s (Key Perfomance Indicators) y proveerla de servicios. Para ello debe formar parte de la estructura de la organización, quien deberá definir los FM- KPI para garantizar un buen funcionamiento de la gestión del inmueble y/o patrimonio y de los servicios soporte que dichos inmuebles requieran alineándolos a los nombrados KPI´s de cada organización.

El profesional que desarrolle y dirija esta actividad en cada organización recibe el nombre de Facility Manager (FM´er).

Dependerá del tamaño de la organización para que haya solo uno en el departamento de FM, varios jerarquizados por especialidades o incluso sea una línea de negocio o el “Core Business” de la organización.

Dentro de la estructura organizacional, el FM en básicamente operativo aunque dependerá de la Dirección General y de la estrategia (KPI´s de nuevo) para que alcance niveles tácticos e incluso estratégicos. Obviamente también influye en esta línea el compromiso del FM´er, quien debería también posicionarse un poco en la lucha por alcanzar esos niveles, siempre con el objetivo claro de apoyo a la organización.

EL FACILITY MANAGEMENT. TENDENCIAS

Originalmente el FM viene de los EEUU donde la disciplina se centra más en el activo o inmueble y en los servicios de mantenimiento vinculados a las instalaciones. La versión de FM con más influencia en Europa sin embargo, es la escuela inglesa (BIFM), donde el centro del FM se sitúa más en el usuario y la estrategia empresarial. Con estas influencias, dentro de cada país se van conformando diferentes asociaciones de FM que bien pueden estar formadas por personas, organizaciones etc, cuya finalidad es la promoción, implantación y desarrollo del FM en las organizaciones acorde a unos criterios que estandaricen las actuaciones dentro de esta disciplina para profesionalizarla e incorporarla en las estructuras organizacionales garantizando  alcanzar ciertos grados de calidad y de buenas prácticas.

Las asociaciones nacionales como buenos grupos de interés que son, se agrupan a su vez en asociaciones internacionales y van marcando las directrices de funcionamiento y perspectivas a seguir, además estructuran hojas de rutas y la evolución del FM, tramitan y confeccionan la normalización y certificación de la actividad del FM, articulan la agenda de encuentros y programación de actividades, crean vínculos e influyen en  Universidades y agentes de formación, etc.

EL FACILITY MANAGEMENT. A QUIÉN VA DIRIGIDO. SERVICIOS

En cualquier empresa que se vaya a implantar el FM es necesario definir una serie de fases que configuran el procedimiento de implementación, así lo primero a determinar será el Nivel de Servicios (Services Level), es decir, saber qué requiere la empresa/organización. A veces esto estará definido porque ya esté incluido en la estrategia de la misma o en caso contrario, más frecuentemente, habrá que realizar un esfuerzo de averiguación para poder fácilmente alinearse con los objetivos de nuestra organización y/o empresa contratante. Una vez que tenemos definidos estos servicios (siempre dirigidos a apoyar a la organización), viene la fase de contratación/selección de los proveedores en función de los estándares de calidad y objetivos marcados (RFI – Request for Information; RFP – Request for Proporsal; RFQ – Request for Quotation). Posteriormente será necesario implementar estos servicios en el funcionamiento y dinámica de la empresa de manera que su inclusión reporte una mejora, bien en los servicios que ya existieran (porque no vamos a inventarlo todo), bien porque incorporamos nuevos procedimientos/servicios en la dinámica empresarial, manifestándose tanto en un mejor funcionamiento, un mayor ahorro y sostenibilidad, en mejores condiciones de trabajo, optimizando los recursos y aumentando su eficacia.

Los servicios, y por lo tanto campos del FM se pueden englobar en los siguientes grupos: Gestión de Espacios, Gestión Patrimonial e inmobiliaria,  Project Management, Gestión de las instalaciones y del mantenimiento, Gestión Energética y de suministros, Gestión de Servicios, Compras, Salud e Higiene, Seguridad, Tecnología, Calidad.

EL FACILITY MANAGEMENT. NORMALIZACIÓN

Actualmente están definidas una serie de normas a nivel europeo y que han sido traducidas al castellano (UNE-EN 15221). Esta normativa no es de obligado cumplimiento aunque si sirve como guía tanto a nivel de trabajo para los profesionales del FM como para las personas a quién va dirigido el servicio de FM para ayudarles a entender nuestro cometido y las prestaciones que puedemos ofrecerles.

Hasta este momento suman un total de siete aunque se continúa trabajando en aras de conseguir una norma certificada tipo ISO. En otros países donde el FM está más asentado tienen normativa más extensa.

Las siete normas definidas hasta ahora son: Términos y definiciones, Guía de contrato, Calidad de FM, Taxonomía, Procesos, Medición del espacio, Benchmarking.

Además existen otras muchas normas de contenido técnico y de obligado cumplimiento, que vinculadas a los espacios de trabajos, a los contratos, a la seguridad de las personas, etc, si han de conocerse y tenerse en cuenta en el desarrollo profesional del FM´er.

EL FACILITY MANAGEMENT. MERCADO ACTUAL.

Si salimos a la calle y preguntamos acerca del FM, seguro que hay diversidad de respuestas y tardaríamos en dar con la primera que hiciera referencia al FM como tal. Incluso, en el ámbito profesional, de los negocios y empresarial, no quedaría muy claro, obteniendo una definición parca de algo así como “…¡ah ya!, mantenimiento, ¿verdad?…!”. Bien, voy a dar unos datos de interés que desde luego invitan a la reflexión.

Según el INE, en España existen unas 7200 empresas de más de 250 trabajadores con un volumen de patrimonio, empleados y clientes que si hace necesario que tengan un departamento de FM. En su lugar nos encontramos departamentos hasta ahora conocidos como de Sistemas Generales o
Mantenimiento y manejan un volumen de gasto medio de entre un 30-40% de la facturación, sin incluir salarios y con la peculiaridad de que no genera ingresos pues no está en la pata de producción. Con un departamento o área de FM dentro de SSGG, a través de una buena gestión de los servicios, se podría conseguir un ahorro del 8-15% sobre el gasto además de implantar unos procesos que mejorarían los lugares de trabajo y los servicios y por lo tanto la imagen, competitividad y la producción de las organizaciones.

EL FACILITY MANAGEMENT.STAKEHOLDERS. ¿QUIÉNES JUEGAN?

Como todos los sectores o mercados, el FM también tiene su grupos de interés que lo conforman, así estos son: Los usuarios de los inmuebles, FM´er, Técnicos y mantenimiento; Asset, Project,y Energy  Managers, Profesores e Universidades, Estudiantes; Patrimonio y empresas Patrimonialistas; Administraciones Públicas, Publicaciones del sector, Consultores, Software y tecnología, Medios de comunicación, Seguros, Asociaciones nacionales e internacionales (IFMA, BIFM…), Proveedores, Accionistas, Empresas de FM, Organizaciones a las que da apoyo el FM´er.

EL FACILITY MANAGEMENT. TECNOLOGIA Y SOFTWARE

Ya hay en el mercado herramientas informáticas al servicio del FM. Así desde un punto de vista técnico, muy útil para la gestión del mantenimiento y el confort y uso de los espacios, está el modelado BIM (en diferentes versiones de software), que se puede usar incluso en la fase de diseño del inmueble que luego se heredaría en la fase de uso por parte del FM´er (situación ideal) y que permite conocer todos los elementos, sus características y especificaciones técnicas y necesidades de mantenimiento. Por otro lado, están las herramientas de gestión que deben estar centradas en los ejes fundamentales del FM que son las personas, el activo o inmueble y el espacio y la interacción entre ellas.

Dando un paso más en esta era de las tecnologías de la información, estas aplicaciones ya tienen versiones para “smart phones” que permiten hacer seguimiento en tiempo real de instalaciones y servicios, tomas de datos “in situ” que llegan al instante al servidor, resolución de incidencias en remoto, comunicación con clientes, etc.

EL FACILITY MANAGEMENT. EMPLEO

Actualmente en España muchos profesionales con perfiles técnicos, que tienen experiencia en activos inmobiliarios, gestión patrimonia, gestión de servicios, edificación, instalaciones vinculadas a la construcción, gestión energética de edificaciones, etc, ven en el FM y en su creciente reclamo por parte de la compañías, una oportunidad.

Por otro lado, el reclamo de FM por parte de las empresas se deriva de la necesidad de mejorar la gestión de los servicios e implementar un ahorro en los procesos para aumentar su competitividad y su imagen cara a los clientes y obtener mejor posicionamiento en el mercado

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